Wat?

Het grote probleem van een papierloos kantoor, of als je rekeningen en dergelijke via email zou aannemen, een papierloos huishouden, is eigenlijk dat papier veel handiger is. Niemand leest graag uitgebreide teksten achter een beeldscherm.

De richting van de oplossing is wellicht elektronisch papier. Dit zijn velletjes waarop inhoud zichtbaar is zonder dat er achtergrondverlichting nodig is zoals een computerscherm dat heeft. Je hebt dus geen lichtbak voor je neus, maar een plankje dat nog het meest lijkt op de notitieblokjes uit Star Trek, met daarop een wit/zwart of wit/kleur afbeelding.

Het probleem van betrouwbaarheid van papier is allang achterhaald; hoewel het formeel nog wordt erkend, heeft de informatica ijzersterke technieken ontwikkeld die de betrouwbaarheid van een handtekening op papier ver overtreffen.

De combinatie van zulke digitale handtekeningen met elektronisch papier maken een papierloos kantoor niet alleen mogelijk, maar zelfs ook zeer prettig om mee te werken!

Waarom?

De plankjes met elektronisch papier heten e-readers. Als het goed is wordt de batterijwerkzaamheid van deze apparaten niet uitgedruk in uren, zoals bij laptops, maar in aantal malen dat je een pagina kunt omslaan. Denk aan een gemiddelde van 8000 pagina's per batterijlading. Hoeveel je ook leest, daar kun je erg lang mee vooruit.

Deze e-readers zijn bovendien kleiner en lichter dan papieren boeken. En ze hebben capaciteiten waar complete bibliotheken in kunnen worden opgeslagen. En de schermen werken in omgevingslicht... inclusief de zon op een terras!

Kenmerkend aan e-readers is dat ze met gecomprimeerde formaten werken, om zoveel mogelijk teksten mee te kunnen sjouwen op een simpele geheugenkaart. Het is niet bijzonder om op die manier 1000 boeken in borstzakje te kunnen dragen. Of alle internetstandaards. Of een flinke selectie uit WikiPedia.

Bij een papierloos kantoor is compressie van documenten ook van belang, omdat het de hoeveelheid opslagruimte voor oude documenten limiteert. Daarbij speelt bovendien mee dat die opslag goede reproducties moeten geven, ook bij afdrukken. En de standaarden moeten open zijn, zodat ze probleemloos blijven gelden tot in lengte van dagen. De digitale handtekening tenslotte, kan zorgen voor een valideerbare opname in het archief.

Hoe?

De techologie van een e-reader is gebaseerd op een bistabiele display: een schermpje dat zowel zwart als wit, als mogelijk een aantal tussenwaardes zoals grijstinten en kleuren, stabiel kan houden zonder dat er voeding nodig is. Heel anders dus dan een laptop, die telkens het scherm opnieuw schrijft en die zelfs geheugen gebruikt dat aan geheugenverlies lijdt. Mits consequent ontworpen, heeft een e-reader van dit alles geen last.

De apparaten werken doorgaans als eenvoudige opslagdevices waar een server bij contact vanzelf vanalles naar kan downloaden. Het vergt een beetje handigheid van de soort die in de open source wereld lustig wordt aangeboden om bepaalde documenten in een automatische business flow naar zo'n apparaat te redirigeren.

Digitale handtekeningen dienen om aan te tonen dat inhoud overeenkomt met een handtekening, die alleen door een erkende partij kan worden gezet. Als die erkende partij voldoende voorzichtig is in wat hij ondertekent (de zogenaamde signing policy) dan zijn dus conclusies te trekken over ondertekende documenten. Mocht met zulke documenten worden geknoeid dan klopt de handtekening niet meer met de post-morrel versie van het document -- en dat is sterker dan wat van een handtekening op papier kan worden gezegd!

Waar?

• De fabrikant e-ink is bekend om de e-paper technologie, net als Nemoptic, SiPix en Bridgestone.
• Een paar soorten e-reader zijn de Bookeen Cybook Gen3, de daaraan vrijwel gelijke Jinke Hanlin V3 die ook onder allerlei andere namen op de markt is, de Amazon Kindle en de Irex Iliad. De eerste twee rekenen de batterijtijd daadwerkelijk in paginawisselingen, de andere twee hebben te veel draadloze en andere energievragende zaken aan boord en werken dus net als laptops en PDAs met een aantal werkzame uren. Een afweging tussen gebruiksgemak qua langdurigheid en gebruiksgemak qua faciliteiten dus.
• Uitdagend is dat de e-readers ook al min of meer gekraakt zijn, door opbouwend werkende krakers. Deze mensen willen de totale controle over hun gadgets, en leveren uiteindelijk vaak veel betere software dan de oorspronkelijke van de fabrikant. Dit is gaande in het OpenInkpot project.
• Het DJVU (uitgesproken als Deja Vu) formaat is een zeer compacte weergave van documenten. Het pres(en)teert scherpe letters tegen compacte achtergronden en plaatjes. Slimme technologie die gebruikmaakt van wat we van documenten verwachten, in een e-reader en op ouderwets papier afgedrukt.
• Digitale handtekeningen kunnen worden gemaakt met X.509 certificaten of, als je het goed doet, met OpenPGP. De eerste wordt veel genoemd in projectplannen, maar het is vooral de tweede die in de praktijk ook daadwerkelijk wordt verwezenlijkt en gebruikt. Het opzetten van deze technologie is vakwerk maar na eenmalig uitzoeken draait het als een tierelier en is het niet bijzonder ingewikkeld meer.
• Een voorbeeldpagina toont dat een minimaal 800x600 scherm al kan volstaan om een normaal document (in dit geval een technische specificatie) met 4 grijstinten goed leesbaar te tonen. Bovendien is het vaak mogelijk om een PDF te draaien, en de bovenste en onderste helft van een pagina te lezen als afzonderlijke "pagina's".